Първо, търсачките обхождат мрежата за да видят какво има по уеб сайтовете. Тази задача се извършва от софтуер, наречен робот или паяк (или Googlebot, както е в случая с Google). Паяците следват връзки от една страница към друга и разглеждат всичко видимо за тях, което намерят по пътя си. Като се има предвид броят на страниците в мрежата (над 20 млрд.), е невъзможно за един паяк да посещава всеки сайт ежедневно само за да види дали се е появила нова страница или дали някоя от съществуващите страници е била променена. Понякога роботите не могат да посетят дадена страница за цял месец или дори два.
Това което можете да направите е да проверите какво всъщност вижда някой робот от вашия сайт. Роботите не са хора и те не виждат изображения, Flash филми, защитени с парола страници и директории, така че ако имате много от изброените на вашия сайт, най-добре помислете пак. Ако елементите на уеб сайта ви не са видими, те няма да бъдат обходени, нито индексирани, няма да се обработват, и т.н. – с една дума те ще бъдат несъществуващи за търсачките.
След като страницата е обходена, следващата стъпка е да се индексира съдържанието на уеб сайта. Индексираната страница се съхранява в огромна база данни, от където може да бъде възстановена по-късно. По същество, процесът на индексиране представлява идентифициране на думи и изрази, които най-добре описват страница. За човек не би било възможно да обработи такъв обем от информация, но като цяло търсачките се справят добре с тази задача. Понякога търсачките може и да не достигнат до смисъла на страницата директно, но ако им се помогне, като даденият уеб сайт се оптимизира, то ще бъде по-лесно за тях.
Когато чъведете заявка за търсене, търсачката я обработва – т.е. тя сравнява низа за търсене в заявката с индексираните страници в базата данни. Тъй като е вероятно повече от една страница (на практика говорим за милиони страници) да съдържа низ за търсене като този, който сме задали, то търсачката започва изчисляването на релевантността на всяка от страниците спрямо зададения от потребителя низ за търсене.
Има различни алгоритми за изчисляване на релевантността. Всеки един от тези алгоритми има различни критерии за факторите на въздействие като наситеност на ключовата дума в съдържанието на страницата и връзки към самата страница или мета тагове. Ето защо различните търсачки дават различни страници с резултати от търсенето за същия низ зададен от потребител при търсене. Нещо повече, общоизвестен е фактът, че всички големи търсачки като Yahoo, Google, Bing и др. периодично могат да променят техните алгоритми и ако искате да запазите класирането на сайта си в горната част на страницата с резултати от търсенето, ще трябва да адаптирате своите страници съобразно критериите на последните промени в алгоритмите за търсене. Това е една от причините (другата е вашите конкуренти), поради кояти трябва да полагате постоянни усилия за SEO, ако искате да бъдете на върха и повече посетители да достигат сайта ви т.е. да генерирате повече трафик.
Последната стъпка в дейността на търсачките е връщане на резултатите. По принцип, не е нищо повече от простото им показване в браузъра на потребителя – т.е. безкрайни страници с резултати от търсене, които са сортирани от най-подходящи към най-малко относими спрямо търсения низ сайтове.
